3 dicas para armazenar documentos empresariais
Organizar documentos corporativos de maneira eficiente pode garantir-lhe acesso fácil às informações necessárias e assegurar que seu escritório continua descomplicado. Dependendo do ramo de negócios, pode ser preciso guardar documentos por vários anos afim de cumprir as leis que regulamentam o uso deles. Tê-los organizados permite que você possa responder a qualquer dúvida rapidamente, pois eles estaram sempre à mão.
Confira algumas dicas para que o armazenamento de seus documentos seja efetivo e não ocorra nenhum dano ou problema com eles:
Mantenha a segurança
Escolher uma solução de armazenamento que oferece segurança otimizada para documentos confidenciais pode ajudar a aumentar o espaço útil em seu local de trabalho, além de garantir que seus papeis estarão sempre prontos para qualquer caso em que sejam necessários.
Organize o espaço de maneira clara
Armazenar seus documentos em caixas com etiquetas indicando o conteúdo delas pode auxiliar a busca de papeis específicos, por assim é possível encontrá-los mais rapidamente. Na maioria das vezes, as caixas são organizadas por tipo de documento e ano, os mais novos vão na frente, pois provavelmente serão mais procurados, e os mais antigos na parte de trás.
Otimize o espaço
O uso de prateleiras e móveis para organização dos documentos aumenta o espaço vertical dentro de seu armazenamento, além de melhorar a organização de alguns itens chave.
Ao mover caixas de papelão e documentos para esses móveis, elas são retiradas do chão, o que as mantém mais seguras contra qualquer evento indesejado que possa ocorrer.
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